Gestión y tramitación digital de documentos para centros educativos

Reducir el uso del papel en los centros educativos y lo que ello implica en los procesos de gestión de documentos impresos, espacio físico para su almacenaje, costes, etcétera, es el objetivo de Adobe Sign, un servicio basado en la nube de Adobe Document Cloud que permite gestionar firmas electrónicas y tramitar  documentos con validez legal. 

En el caso de los centros educativos, según información facilitada por GTI Software & Networking (Adobe Education Elite Partner), los equipos de administración pueden emplear Adobe Sign en su día a día para tramitar las firmas electrónicas en matrículas, solicitudes (expedientes académicos, vacaciones, permisos, ayudas, etc.), contratos con proveedores, nuevas contrataciones, reembolso de gastos, registros de inmunización y sanitarios, autorizaciones… De este modo, gran cantidad de procesos de gestión se realizan de forma ágil y sencilla reduciendo el tiempo que antes se empleaba con las gestiones en papel y que podían llegar a ser de días o, incluso, semanas.

Firma digital

La firma electrónica es una forma legal de obtener el consentimiento o la aprobación en documentos y formularios electrónicos. Adobe Sign permite enviar uno o varios documentos (hasta 10 megas en archivos) a un solo destinatario para solicitar su firma. Además, se puede enviar el mismo documento a distintos destinatarios para que estos lo firmen: hasta un máximo de 25 firmantes en la versión estándar de Adobe Sign y de forma masiva con la modalidad Mega Sign. Con el envío masivo automatizado, los administradores pueden enviar documentos compatibles con dispositivos móviles (como manuales de códigos de conducta o formularios de incorporación del profesorado y del personal) con un solo clic. Y con el modo Enterprise se puede diseñar un flujo de trabajo, indicando qué pasos va a seguir el documento desde que es enviado hasta que es recibido con todas las firmas requeridas.

Seguridad y validez legal

Como parte del entorno Adobe Document Cloud, Adobe Sign se encuentra en un entorno seguro y ofrece al usuario garantía y validez legal. Con cada envío de documento se genera automáticamente un informe de auditoría. Además, se pueden utilizar tres tipos de firmas: firma electrónica; con doble factor (doble identificador del firmante); y la forma cualificada de firma, que requiere de un certificado digital y un hardware específico. Esta modalidad de firma tiene completa validez legal en toda Europa.

Adobe Sign cuenta con integraciones en distintos entornos y aplicaciones como, por ejemplo, Office 365, SharePoint o Teams, lo que ofrece agilidad a la hora de tramitar firmas en documentos digitales con Adobe Sign. Este servicio también ofrece la posibilidad de diseñar tantas plantillas como sean necesarias: los campos de datos son configurables e, incluso, existe la posibilidad de añadir campos de notas.

Beneficios de funcionar sin papel

Tanto centros educativos de Primaria y Secundaria como instituciones de educación superior disfrutan de múltiples ventajas a la hora de digitalizar la gestión de documentos con Adobe Sign.  

1. Mejora la colaboración y la transparencia: todo el equipo del centro educativo puede trabajar dentro de aplicaciones conocidas de Adobe y Microsoft para agilizar los procesos colectivos con un fácil intercambio de documentos y un seguimiento automatizado en cada paso de revisión y firma. 
2. Gestiones más rápidas: los profesores, el personal, los padres y los tutores tienen acceso por cuenta propia a formularios digitales que puedan ser firmados, enviados desde cualquier dispositivo y dirigidos a las personas adecuadas de forma automática.
3. Ahorro de tiempo y recursos: reduce el gasto de la escuela en recursos que apoyen los procesos basados en papel y que pueden requerir de mucho tiempo. De hecho, según un cálculo de Paper Calculator 3.2.1 de Environmental Paper Network, una facultad o escuela que tramite 1.000 formularios de estudiantes con Adobe Sign puede ahorrar 5.792 litros de agua, 534 kWh de energía y 38 kilos de residuos al medioambiente.
4. Asegurar el cumplimiento normativo: las soluciones de Adobe ahorran tiempo administrativo al proteger la privacidad de la información de los estudiantes, con lo que se garantiza la legalidad de la firma y se aplican las normas de reglamentos y políticas de forma automática. Así, la institución puede cumplir con los requisitos de la ley sobre derechos educativos y privacidad de las familias (FERPA por sus siglas en inglés). La entrega, conservación e informes de auditoría plenamente automatizados simplifican el mantenimiento de los registros y el cumplimiento normativo.

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