La utilidad del formato PDF en educación

Profesores, estudiantes y padres de familia han vivido un año repleto de cambios en el mundo educativo. Atrás quedan meses de cambios forzosos para seguir adelante con el curso de la educación, pero si hay algo que perdurará en el tiempo, y que en estos meses no ha hecho más que coger todavía más fuerza, es el formato PDF.

El PDF es un formato de archivo universal que surgió allá por el año 1993 ante la necesidad de estandarizar los documentos digitales que con cada vez mayor habitualidad se manejaban en las oficinas de medio planeta. Tal y como confirman los datos facilitados por la web de FormatPDF, el Portable Document Format está más vivo que nunca: de hecho, marca el camino a seguir en el futuro de la educación.

El PDF en la educación es una realidad desde hace años: se viene utilizando para todo tipo de trabajos, tanto por parte del profesorado —para compartir instrucciones de una tarea con los alumnos, por ejemplo— como desde el lado de los estudiantes —para mandar un trabajo en un formato que garantiza su compatibilidad con cualquier dispositivo—.

Ahora bien, se trata de un formato que tiene sus limitaciones por la sencilla razón de que no fue concebido para ser editado: originalmente, el objetivo de los archivos .pdf no era otro que ofrecer una solución digital a los documentos en formato papel. Era la alternativa electrónica a un folio de papel que necesitara ser enviado a cualquier otro rincón del mundo.

Ni más, ni menos: nadie pensó que llegaría el día en que se necesitaría firmar, comprimir o editar un PDF. Mucho menos que estas tareas se iban a hacer desde un dispositivo que cupiera en la palma de la mano, como es el caso de los móviles.

El boom del PDF

Buena muestra de la popularidad de la extensión de archivo PDF en el mundo entero puede comprobarse echando un vistazo a su interés en Google, el motor de búsqueda más utilizado del planeta: según sus cifras, el interés por el formato PDF se ha triplicado en la última década.

Tal y como se aprecia en la gráfica, cada vez más y más personas buscan información relacionada sobre el PDF. Preguntas tales como “¿Puedo editar un PDF?”, “¿cómo se añade una firma a un documento PDF?”, o “¿cómo hago para que mi PDF pese menos?” son, entre muchas otras, las cuestiones que los usuarios realizan en Google para conseguir resolver su duda.

El motivo de estas preguntas no es otro que la desinformación que existe alrededor del PDF. Ni siquiera John Warnock, uno de los creadores de este formato de archivo que dio vida al concepto que por aquel entonces ni siquiera se llamaba todavía PDF (el proyecto se bautizó con el nombre de The Camelot Project), hubiera podido responder hace más de 20 años a estas cuestiones… dado que nunca nadie se las había planteado.

Muchas personas creen que no se puede modificar un documento si no viene en formato .doc o .docx, o que la única manera de firmar un archivo pasa por imprimirlo (con el gasto de papel que eso supone) para después añadir la firma a mano con un bolígrafo. ¡Nada más lejos de la realidad! Eso hace tiempo que dejó de ser así.

Lo que necesitas saber sobre el PDF 

Hoy en día, por suerte, es posible trabajar el PDF con total libertad. Lo que ocurre es que las herramientas oficiales de la empresa que dio vida a esta extensión de archivo ya se han quedado obsoletas en sus versiones gratuitas, y hay tareas que solo se pueden realizar gratis a través de soluciones online que permitan:

• Editar el PDF, para añadir cualquier texto, completar un formulario o modificar el contenido del documento.
• Comprimir el PDF, para conseguir que ocupe menos espacio y, así, se pueda adjuntar en un correo electrónico.
• Firmar el PDF, para que el documento tenga validez legal en caso de que se trate de un fichero que ha de estar firmado por una persona.
• … y muchas otras tareas necesarias para el día a día, tanto de profesores como estudiantes.

Aunque puede parecer que los lectores de PDF se han quedado estancados en el pasado, visto lo escaso de sus funcionalidades, lo cierto es que son las soluciones en línea las que ofrecen las herramientas necesarias para hacer cualquier cambio en un documento de este formato. La ventaja es que no requieren instalación, y funcionan online desde cualquier navegador independientemente del dispositivo que se utilice para acceder a ellas.

Es buen momento para desterrar todas las creencias falsas acerca de los archivos .pdf, tales como que no se pueden editar o es difícil utilizarlos para algo más que para visualizar el documento. Es posible hacer todo eso, y mucho más.

Imagen de: Gerd Altmann de Pixabay

5 ventajas del formato PDF en la educación

Llegados a este punto, es interesante conocer algunas de las ventajas que el formato PDF puede aportar al día a día de profesores, estudiantes y familias que trabajan cada vez más con documentos en formato digital:

1. Es un formato de archivo que nadie tendrá problemas para abrir. Los archivos de Word son muy cómodos para editar, pero tienen la desventaja de que no todo el mundo dispone de los programas de pago necesarios para poder abrirlos, lo que genera una importante brecha digital entre los alumnos: con el PDF, te garantizas que la otra persona va a poder abrir sin problemas el documento, habiendo infinidad de lectores de PDF gratuitos disponibles en la red (de hecho, el propio navegador Google Chrome es ya un lector de PDFs desde hace tiempo).
2. Se pueden imprimir sin perder el formato. A diferencia de otras extensiones de archivo, los PDF se pueden imprimir exactamente tal y como se ven en la pantalla del navegador, sin perder ningún estilo por el camino.
3. Facilidad para ver en cualquier dispositivo. Dado que hoy en día es muy habitual que profesores y alumnos trabajen a caballo entre el ordenador, la tablet y el móvil, el PDF presenta la ventaja de que se puede visualizar en cualquiera de estos dispositivos sin perder formato por el camino. Puedes empezar revisando un trabajo desde el ordenador portátil, y luego seguir desde la tableta al llegar a casa.
4. Peso ligero. No hay ni punto de comparación entre el espacio que ocupa un trabajo en papel frente al peso de un archivo PDF: un trabajo completo de cientos de páginas se puede comprimir perfectamente en un documento de unos pocos megas.
5. ¡Gratis! En un mundo en que parece que hay que pagar por cualquier solución digital, el formato PDF resulta ser una extensión de archivo que se puede modificar a través de herramientas en la nube totalmente gratuitas. No hace falta pagar por licencias de programas para poder hacerlo.

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