¿Estás pensando en implantar una solución integral para administrar tus centros? Antonio López Ruiz, director general del Grupo Educativo COAS, nos cuenta su experiencia con Oduca, el ERP de INGEOS.
Por el origen y dispersión de nuestro grupo educativo —con centros en Vizcaya, Guipúzcoa y La Rioja— no disponíamos de un sistema homogéneo de gestión centralizado, que permitiera administrar globalmente el grupo y aglutinar la información necesaria para el día a día y la toma de decisiones a medio y largo plazo. Teníamos hasta tres sistemas de gestión diferentes, no integrados entre sí.
Ante esta situación decidimos emprender un proyecto corporativo basado en una solución ERP, con subsistemas estándares integrados, que incorporaran un módulo de gestión educativa adaptado a nuestras necesidades. Después de analizar el mercado, optamos por Oduca, un ERP de software libre desarrollado por INGEOS, así como por un sistema propio de gestión educativa, integrado con los módulos estándar y desarrollado con la misma herramienta que estos.
El proceso de implantación
La puesta en funcionamiento de la solución se inició en septiembre de 2014, con la implantación de los módulos financieros y el módulo de compras. Para la definición de la solución de gestión educativa se creó un equipo de profesionales del sector, que aportó su experiencia, partiendo de las funcionalidades que ya tenían nuestros sistemas anteriores.
El proyecto de implantación se realizó de manera progresiva por dos razones. En primer lugar, porque utilizamos nuestros propios medios con el fin de dominar toda la solución; y por la complejidad de la estructura jurídica de nuestro grupo educativo que se compone de diez centros con sus respectivas APYMAS, cuatro sociedades, tres asociaciones, una fundación y un centro de servicios.
Para que ese tránsito discurriera con fluidez, se implementó un sistema de soporte a usuario de tres niveles —los dos primeros nuestros y el tercero de INGEOS— que nos ayudó a resolver cualquier incidencia: desde las dudas propias del usuario, hasta la corrección de errores en el sistema que lógicamente aparecen en los primeros estadios de implantación.
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